स्प्रेडशीट क्या है इसके प्रमुख कार्य भाग फायदे

स्प्रेडशीट क्या है इसके प्रमुख कार्य भाग फायदे

Spreadsheet in Hindi : एक्सेल माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का एक महत्वपूर्ण भाग है। यह एक स्प्रेडशीट एप्लिकेशन है। इस प्रोग्राम में डेटा को सारणीबद्ध रूप में स्प्रेडशीट पर प्रस्तुत किया जाता है। इसमें तैयार किये गये डेटा द्वारा विभिन्न गणनाओं के कार्य को सम्पन्न किया जा सकता है। विभिन्न गणनाओं; जैसे- गणितीय एकाउंटिंग आदि करने के लिए सूत्र एवं फंक्शन भी इस प्रोग्राम में उपलब्ध हैं। M.S. वर्ड की तरह इस प्रोग्राम में भी ग्राफिक को रखने की सुविधा होती है। प्रिंट करने के विकल्प तथा फॉरमेटिंग सम्बन्धित सभी जरूरी कमांड भी इससे प्राप्त हो सकती है।

स्प्रेडशीट क्या है

स्प्रेडशीट वास्तव में एक पेपर है जिसमें रोज (Rows) और कॉलम (Columns) बने होते हैं। जिसमें डेटा, नम्बर या टेक्स्ट लिखे जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक कम्पनी की बैलेंस शीट एक स्प्रेडशीट ही होती है। सही शब्दों में इलैक्ट्रोनिक स्प्रेडशीट एक्सेल एक पेपर स्प्रेडशीट के समान है जो कम्प्यूटर मॉनिटर के स्क्रीन पर फैलाई गई है।

इलैक्ट्रोनिक स्प्रेडशीट के लाभ

1. शीट के अंशों में बदलाव शीघ्र और आसान होता है।
2. शीट की कॉपीयाँ निकालना बहुत आसान और सुविधाजनक होता है।
3. पूरी शीट के एक भाग अर्थात् किसी भी भाग को देखने की सुविधा उपलब्ध होती है जिससे बहुत साफ देख पाते हैं, जैसे विन्डोज में देख रहे हैं।
4. बहुत जल्दी गणना के लिए वर्कशीट में सूत्र प्रवेश की सुविधा से कैल्कुलेशन बहुत आसान होती है।

स्प्रेडशीट के प्रमुख कार्य

स्प्रेडशीट का इस्तेमाल टैक्स, numbers और formulas विशेष रूप की calculations करने के लिए किया जाता है. यह है सॉफ्टवेयर बहुत सारे बिजनेस के लिए बहुत ही जरूरी है जिसे expenditures and income, plan budgets, chart data की जानकारी रखनी होती है उनके लिए यह सॉफ्टवेयर बहुत जरूरी है. आज है सॉफ्टवेयर लगभग हर बिजनेस में इस्तेमाल किया जाता है क्योंकि इसके अंदर डाटा को बहुत ही आसानी से सेव किया जा सकता है या उसे बदला भी जा सकता है. इस सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल आप अपने कंप्यूटर में इंस्टॉल करके कर सकते हैं या ऑनलाइन भी आप इसका इस्तेमाल कर सकते हैं बहुत सारी वेबसाइट पर आपको भी है ऑनलाइन इस्तेमाल करने का भी ऑप्शन मिलता है. जिसमें से माइक्रोसॉफ्ट और गूगल दो ऐसी बड़ी कंपनियां हैं जिनके ऑनलाइन स्प्रेडशीट को आप फ्री में इस्तेमाल कर सकते हैं.

स्प्रेडशीट के भाग

1.क्विक एक्सेस टूलबार

ये टूलबार ऑफिस बटन के दाएँ ओर होता है। इसके साथ एक छोटा त्रिकोण (Triangle) बना होता है। जिस पर क्लिक करके इस टूलबार में अतिरिक्त ऑप्शन जोड़े जा सकते हैं। इस टूलबार को रिबन के नीचे भी स्थापित किया जा सकता है। इसके लिए छोटे त्रिकोण पर क्लिक करके इसमें नीचे दिए गए ऑप्शन Show below the ribbon को चुनने पर क्विक एक्सेस टूलबार रिबन के नीचे आ जाता है।

2.टाइटल बार

क्विक एक्सेस टूलबार के दाएँ ओर बनी पट्टी को टाइटल बार कहते हैं। टाइटल बार पर वर्कबुक का नाम अंकित होता है। इसमें दाएँ कोने पर तीन बटन (Minimize, Restore तथा Close) होते हैं।

3.रिबन

टाइटल बार के नीचे और फॉर्मूला बार के ऊपर के पैनल को रिबन कहते हैं। इस पर सात टैब (Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review and View) होते हैं। इन टैब्स (Tabs) पर क्लिक करने पर विभिन्न ग्रूप्स प्रकट होते हैं, जिनमें विभिन्न फंक्शन्स (Functions) के लिए विभिन्न ऑप्शन/बटन दिए गए होते हैं। जैसे की Font : जहां पर आप को टैक्स से संबंधित सेटिंग के ऑप्शन मिलते हैं यहां पर आप टैक्स के शॉट को उसके साइज को बदल सकते हैं साथ में आप उसके रंग को भी बदल सकते हैं. इसके अलावा आप उसे Bold या Italic बना सकते हैं या आप किसी भी टैक्स के नीचे अंडर लाइन लगा सकते हैं. या किसी भी टैक्स पर strike-through लगा सकते हैं.

रिबन में दिए गए विभिन्न टैब्स (Tabs) और उनके ग्रुप्स (Groups) 

Tabs Groups
Home Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles, Cells, Editing
Insert Tables, Illustrations, Charts, Links, Text
Page Layout Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, Arrange
Formulas Function Library, Defined Names, Formula Auditing, Calculation
Data Get External Data, Connections, Sort and Filter, Data Tools, Outline
Review Proofing, Comments, Changes
View Workbook Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros
4.मिनी टूलबार

इस टूलबार में होम टैब के फॉण्ट ग्रुप, क्लिपआर्ट ग्रुप, एलाइनमेण्ट ग्रुप के अधिक प्रयोग होने वाले ऑप्शन दिए होते हैं।जहां पर आप को टैक्स से संबंधित सेटिंग के ऑप्शन मिलते हैं यहां पर आप टैक्स के शॉट को उसके साइज को बदल सकते हैं साथ में आप उसके रंग को भी बदल सकते हैं. इसके अलावा आप उसे Bold या Italic बना सकते हैं या आप किसी भी टैक्स के नीचे अंडर लाइन लगा सकते हैं. या किसी भी टैक्स पर strike-through लगा सकते हैं.

5.कन्टैक्स्ट मैन्यू

यह टूलबार वर्कशीट पर जाकर माउस से Right Click करने पर प्रदर्शित होता है। इसमें सामान्य फार्मेटिंग keys होती हैं. जैसे कि :

  • Cut किसी भी Cells के डाटा को Cut करने के लिए इसका इस्तेमाल किया जाता है. इसके अलावा आप किसी भी Cells का डाटा सिलेक्ट करके अपने कीबोर्ड से CTRL + X दब आएंगे तो भी यह Cells के डाटा को Cut करने का काम करेगा.
  • Copy किसी भी Cells के डाटा को Copy करने के लिए इसका इस्तेमाल किया जाता है. इसके अलावा आप किसी भी Cells का डाटा सिलेक्ट करके अपने कीबोर्ड से CTRL + C दब आएंगे तो भी यह Cells के डाटा को Copy करने का काम करेगा.
  • Paste किसी भी Cells का डाटा जो आपने Cut या Copy किया है वह किसी दूसरी Cells में डालने के लिए Paste का इस्तेमाल किया जाता है इसके अलावा आप अपने कीबोर्ड से CTRL + V दब आएंगे तो भी वह डाटा Cells में Paste हो जाएगा.
  • Insert Insert पर क्लिक करते ही आपको 4 आप्शन दिखेंगे . Shift Cells Right जो की cells के डाटा को राईट साइड शिफ्ट करने के लिए इस्तेमाल होगा. Shift Cells Down जो की cells के डाटा को नीचे वाली cells में शिफ्ट करने के लिए इस्तेमाल होगा. Entire Row इस से आप एक पूरी नयी Row फाइल में ऐड कर सकते है . Entire Column इस से आप एक पूरी नयी Column फाइल में ऐड कर सकते है .
  • Delete Delete पर क्लिक करते ही आपको 4 आप्शन दिखेंगे . Shift Cells left जो की cells के डाटा को left साइड शिफ्ट करने के लिए इस्तेमाल होगा. Shift Cells up जो की cells के डाटा को ऊपर वाली cells में शिफ्ट करने के लिए इस्तेमाल होगा. Entire Row इस से आप पूरी Row को डिलीट कर सकते है  . Entire Column इस से आप पूरी Column को डिलीट कर सकते है.
  • Clear Contents इस पर क्लिक करते हैं Cells में भरा हुआ डाटा डिलीट हो जाएगा यह काम आप कीबोर्ड से डिलीट बटन दबाकर भी कर सकते हैं.
6.वर्कशीट टैब

फॉर्मूला बार के नीचे का विशाल भाग वर्कशीट एरिया होता है। यह अनेक पंक्तियों एवं कॉलमों में विभाजित होता है। इसके ऊपर एक सीधी पट्टी होती है जिस पर कॉलम नेम (A,B,C,D……..) तथा बाईं तरफ एक ऊर्ध्वाधर (Vertical) पट्टी होती है जिस पर रॉ (Row) नेम (1,2,3,……..) लिखे होते हैं। वर्कशीट के दाईं ओर के स्क्रॉल बार (Scroll bar) को वर्टीकल स्कॅाल बार तथा नीचे के स्क्रॉल बार को हॉरिजॉण्टल स्क्रॉल बार कहते हैं। ये स्क्रॉल बार वर्कशीट को ऊपर-नीचे या दाएँ-बाएँ खिसकाने के काम आते हैं।

7.रॉ हेडिंग्स

इसमें आपको Serial wise गिनती दी हुई होती है जिससे कि आपको Row की संख्या का पता चलता है.

8.व्यू शार्टकट्स

इसमें आपको पेज को देखने से संबंधित तीन ऑप्शन दिए गए हैं जिन्हें आप अपनी जरूरत के हिसाब से इस्तेमाल करेंगे जिस भी ऑप्शन पर आपके लिए करेंगे इससे आपको उसका काम पता चल जाएगा.

9.जूम कण्ट्रोल

इस Tool से आपको डॉक्यूमेंट को जूम करके देखने में मदद मिलेगी आप इस टूल की मदद से उस डॉक्यूमेंट को Zoom in और Zoom Out करके देख सकते हैं.

10.वर्टिकल स्क्रोल बार

इसकी मदद से आप डॉक्यूमेंट को ऊपर या नीचे करके देख सकते हैं इसके अलावा आप माउस के स्क्रोल बटन को घुमा कर भी डॉक्यूमेंट को ऊपर या नीचे करके देख सकते हैं. इसके साथ में नीचे आपको एक होरिजेंटल स्क्रोल बार दिया होता है जिससे कि आप पेज को दाएं से बाएं करके भी देख सकते हैं.

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2 Comments

  • स्प्रेडशीट को सरल शब्दों में समझाने के लिए बहुत-बहुत धन्यवाद सर आप ऐसे ही हमारे साथ बने रहे यही कामना करते हैं

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